tel. +48 (86) 216 48 56

kom. +48 516 405 455

Wymagane dokumenty

Wykaz dokumentów koniecznych do sporządzenia aktu notarialnego

1. Sprzedaż lub darowizna działki

a) numer księgi wieczystej,
b) tytuł własności zbywcy (np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia),
c) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn (w związku ze zbyciem nieruchomości nabytej na podstawie dziedziczenia bądź umowy darowizny, zniesienia współwłasności, nieodpłatnej renty zawartych po 1 stycznia 2007 r.),
d) wypis z rejestru gruntów – Starostwo Powiatowe,
e) wyrys z mapy ewidencyjnej w przypadku gdy powierzchnia zbywanych działek uległa zmianie i nie jest taka sama jak w księgach wieczystych – Starostwo Powiatowe,
f) mapa z projektem podziału nieruchomości + ostateczna decyzja Wójta zatwierdzająca podział,
g) zaświadczenie z Gminy o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego i czy była wydana decyzja o warunkach zabudowy oraz czy na terenie gminy wyznaczono obszar rewitalizacji i Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
h) zaświadczenie ze Starostwa, że teren nie jest lub jest objęty uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją Starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów,
i) dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zamieszkania),
j) dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
k) dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
l) wartość rynkowa działki (cena sprzedaży),
m) warunki i data wydania działki,
n) umowa kredytowa i oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu, nr konta bankowego.

2. Sprzedaż lub darowizna nieruchomości rolnych

a) numer księgi wieczystej,
b) tytuł własności zbywcy (np. Akt własności ziemi, Akt notarialny, umowa przekazania gospodarstwa rolnego wraz z tytułem własności przekazującego, prawomocne postanowienie sądu stwierdzające nabycie spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia),
c) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn (w związku ze zbyciem nieruchomości nabytej na podstawie dziedziczenia bądź umowy darowizny, zniesienia współwłasności, nieodpłatnej renty zawartych po 1 stycznia2007 r.),
d) wypis z rejestru gruntów – Starostwo Powiatowe,
e) wyrys z mapy ewidencyjnej w przypadku gdy powierzchnia zbywanych działek uległa zmianie i nie jest taka sama jak w księgach wieczystych – Starostwo Powiatowe,
f) mapa z projektem podziału nieruchomości + ostateczna decyzja Wójta zatwierdzająca podział,
g) zaświadczenie z Gminy o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego i czy była wydana decyzja o warunkach zabudowy oraz czy na terenie gminy wyznaczono obszar rewitalizacji i Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
h) zaświadczenie ze Starostwa, że teren nie jest lub jest objęty uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją Starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów,
i) oświadczenie poświadczone przez Wójta Gminy o prowadzeniu przez nabywcę gospodarstwa rodzinnego,
j) zaświadczenie z Gminy o zameldowaniu,
k) świadectwo ukończenia szkoły,
l) dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zamieszkania),
m) dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
n) wartość rynkowa nieruchomości (cena sprzedaży),
o) warunki i data wydania nieruchomości,
p) umowa kredytowa i oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu, nr konta bankowego.

3. Sprzedaż lub darowizna lokalu z księgą wieczystą

a) numer księgi wieczystej,
b) podstawa nabycia: czyli jeden z wymienionych dokumentów to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowy ustanowienia odrębnej własności lokalu lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia,
c) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn (w związku ze zbyciem nieruchomości nabytej na podstawie dziedziczenia bądź umowy darowizny, zniesienia współwłasności, nieodpłatnej renty zawartych po 1 stycznia2007 r.),
d) dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zamieszkania),
e) dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
f) wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
g) warunki i data wydania lokalu,
h) umowa kredytowa i oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu, nr konta bankowego,
i) zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
j) zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
k) dowód opłacenia podatku od nieruchomości i opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu.

 

4. Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

a) zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
b) podstawa nabycia: czyli jeden z wymienionych dokumentów to jest przydział lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia,
c) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn (w związku ze zbyciem nieruchomości nabytej na podstawie dziedziczenia bądź umowy darowizny, zniesienia współwłasności, nieodpłatnej renty zawartych po 1 stycznia2007 r.),
d) numer księgi wieczystej, jeżeli została założona,
e) dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zamieszkania),
f) dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
g) wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
h) warunki i data wydania lokalu,
i) umowa kredytowa i oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu, nr konta bankowego,
j) zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
k) zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,

 

5. Testament

a) dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zamieszkania),
b) dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL bądź data i miejsce urodzenia).

 

6. Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości

a) dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania),
b) dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL),
c) opis nieruchomości najlepiej – wskazanie numeruksięgi wieczystej oraz dane z ewidencji gruntów i budynków.

 

7. Akt Poświadczenia Dziedziczenia

a) odpis skrócony akt zgonu – urząd miejski/gminy – Referat Meldunkowy,
b) testament spadkodawcy jeżeli został sporządzony,
c) odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców: odpis skrócony aktu urodzenia (mężczyźni) lub odpis skrócony aktu małżeństwa (kobiety zamężne),
d) numer PESEL osoby zmarłej (zaświadczenie – urząd miejski/gminy bądź dowód osobisty z odciętym rogiem),
e) numer księgi wieczystej.

 

8. Umowa Majątkowa Małżeńska (np. intercyza)

a) odpis skrócony aktu małżeństwa,
b) dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zamieszkania).

 

9. Przydatne informacje

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego, jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej: renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z Urzędu Skarbowego odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia zawsze jest wymagane.
Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku to przed udaniem się do Urzędu Skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się ze lokalu przed zawarciem aktu – umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych – jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.